物资采购、验收、入库、报销流程
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采购
使用部门
1．提出物资使用建议，拟写《内部请示报告》，经总经理签批后方可提出采购申请。
根据使用物资的性质决定：
①无需询价直接申请采购，填写《采购申请》（见附表）。
②重要物资询价后，根据物资的性价比，采购员需将询价结果以《内部请示报告》的形式上报总经理批示，再填写《采购申请》
以下物资无需写《内部请示报告》：
² “工程备品备件”
² “工程最低月耗”
² “清洁月耗品”
² “员工劳保用品”
² “办公用品、耗材”
² “有偿服务收费项目”
2．填写《采购申请》
使用部门填写以下内容：
² 采购原因、收（免）费
² 申请人、申请日期、要求到货日期
² 部门经理签字
² 申请采购内容、品牌、规格型号、单位、申请数量
3．将填写完的采购申请送至库房，由库管员签收。
库房
1．接到使用部门送来的《采购申请》，按类别在“采购编号”栏中进行编号。
2．根据使用部门的申请数量，与库存进行核实，填写《采购申请》中“库存数量”、“批准数量”两栏。
3．将核实的《采购申请》在“库房管理员”处签字后送至采购员处。
采购员
1．接到库房送来的《采购申请》，按需购物资的要求进行询价。
采购员填写以下内容：
² 单价、合计
² 此采购申请含此页共计*页，附件*页
² 预计总金额（大、小写）
² 供货商全称
² 联系人、联系电话
2．在“采购员”处签字后，送至综合部。
综合部
1．接到采购员送来的《采购申请》，由部门经理审核，并签字。
2．做好“采购申请”签收登记后，送至财务部进行审核。
3．财务审核通过，报至总经理审批；财务审核不通过，返回采购员。
4．总经理签批同意，将《采购申请》送至采购员进行采购，并做好记录。
财务部
1．对《采购申请》中的采购内容、实际采购数量、小计与合计金额进行审核。如审核无误，签字确认；发现错误予以注明，并退回综合部。
审核时需注意以下几点：
² 采购内容是否与预算中相符，如“工程最低月耗”、“清洁月耗品”、“劳保用品”等
² 实际采购数量、小计与合计金额是否有误
² 大写金额是否规范
² 各职能部门签字是否齐全
采购员
1．联系供货商，物资到位。
2．将《采购申请》复印，送至库房以备验收时使用。
验收、入库库房
1．库管员与使用部门、供货商三方共同对到货物资进行验收。
验收时注意以下几点：
² 物资是否与《采购申请》中内容、规格型号相符
² 使用部门检查产品质量是否合格，是否为三无产品
² 库房对到货数量进行核对
² 部分物品暂时无法验收，与供货商协商经试用后再验收、付款
2．验收符合要求后，填写《物资入库验收单》（见附表）
库管员填写以下内容：
² 库管员填写：物资名称、品牌、规格型号、单位、到货数量、单价、金额、供货商、库房验收
² 各职能部门签字确认：采购员、使用部门负责人、库管员
3．《入库验收单》填写后将第四联交给供货商，第三联交使用部门，第二联交采购员，第一联库房登帐。
4．物资入库，分类存放。
5．通知使用部门可以领取所需物资。
6．填写《入库验收单》中“采购申请号”、“验收单序号”两项。
7．按类别将到货物资分别登帐，并在《入库验收单》“登帐库存”栏中做好记录；将《入库验收单》、《采购申请》复印件存档。
领用
使用部门
1．填写《物资出库单》（见附表）领取所需物资。
填写时注意以下几点：
² 由专业主管及部门经理签字
² 工程用料需注明该物资是否为有偿服务（收免费情况）。
2．投入使用。
库房
1．接到《物资出库单》提货，出库。
2．将《物资出库单》统一编号，按类别进行销帐，并做好记录。
报销
采购
1．将第二联《入库验收单》做报销凭据。
2．填写《付款申请及报销单》（见附表）。
填写时注意以下几点：
² 写清报销内容、金额（大小写）、承办人
² 将本次采购的全部原始发票、《入库验收单》（第二联）、《采购申请》原件粘贴附后
² 部门经理审核后在承办人栏中签字
3．将《报销单》登记后送至综合部办理报销审批。
综合部
1．接到采购送来的《报销单》，做好签收、登记后送至财务部进行审核。
2．财务审核后，报至总经理审批。
3．将审批后的《报销单》返回采购。
4．做好《报销单》返回记录。
财务部
1．接到综合部送来的《报销单》，对其中内容进行审核。
审核时注意以下几点：
² 《报销单》内容填写是否正确无误
² 签字是否齐全
² 发票、《入库验收单》、《采购申请》三份单据中内容、数量、金额是否相符
² 实际金额与报销金额是否相同
2．审核无误后签字确认。
3．由综合部取回审核后的《报销单》，送至总经理审批。
采购
1．接到综合部返回签批后的《报销单》，将《报销单》封页、全部原始发票复印存档。
2．持《报销单》到财务部领取现金（或支票）。
注：付款形式应为支票；金额较少（如100元以下）可支付现金。
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